Foire aux questions

Deux fonctionnalités pour les professionnels de santé :

• L’alimentation des documents dont le professionnel est auteur.
• La consultation des documents du patient utiles à sa prise en soins (antécédents, traitement en cours, etc.)

L’alimentation du DMP est encadrée par le code de la Santé Publique, l’arrêté du 24 mai 2024 fixe la liste des documents à alimenter. D’autres documents pertinents dans la prise en charge du patient peuvent être alimentés dans le DMP.

La matrice d’habilitation DMP permet de définir les droits d’accès et les actions autorisées pour chaque profession.

De plus pour consulter le DMP d’un patient le professionnel doit impérativement posséder une carte professionnelle nominative (CPS), et un lecteur de carte doit être installé sur le poste informatique. Ou le professionnel peut accéder au DMP grâce à sa e-CPS (carte professionnelle nominative dématérialisée à l’aide d’un smartphone).

Le DMP est le service utilisé par les professionnels de santé pour consulter et alimenter les documents médicaux de leur patient. Mon espace santé permet aux usagers d’accéder aux documents déposés dans leur DMP, mais il accède aussi à d’autres fonctionnalités (ex : agenda de prévention)

Les professionnels peuvent utiliser le DMP du patient/usager même si celui-ci n’a pas activé son profil Mon espace santé. Toutefois, les règles d’informations et de consentement restent applicables.

Rappel : 

Mon Espace Santé activé = le patient s’est déjà connecté à son profil Mon espace santé et les professionnels peuvent alimenter et consulter le DMP.

Mon Espace Santé non activé = le patient ne s’est jamais connecté à son profil Mon espace santé mais les professionnels peuvent alimenter et consulter le DMP.

Mon Espace Santé clôturé = le patient a demandé la clôture de son profil Mon espace santé. Les professionnels ne peuvent plus alimenter ni consulter le DMP. Les données du dossier sont conservées dans le respect du délai de conservation.

Un professionnel peut supprimer uniquement un document dont il est auteur. Si tel est le cas, il doit se référer à la procédure interne de son établissement. La procédure dépend du logiciel utilisé et des règles d’établissement.

Le patient ne peut pas supprimer de document. En revanche il peut masquer ou plusieurs documents aux professionnels de santé en se connectant à son profil Mon espace santé. Un document masqué reste néanmoins visible par son auteur et par le patient lui-même. Le masquage est réversible, le patient peut redonner accès à un document masqué précédemment.

Oui. Lors de l’alimentation du DMP, un professionnel de santé peut rendre un document temporairement invisible au patient ou, dans certains cas, à ses représentants légaux.

Cette fonctionnalité peut notamment être utilisée :

• dans le cadre d’une consultation d’annonce, afin que le document ne soit rendu visible qu’après l’entretien avec le patient ;
• pour respecter les droits des mineurs en matière de confidentialité de leur prise en charge. Exemple : une mineure réalisant une IVG peut demander que le document soit invisible à ses représentants légaux, conformément aux dispositions prévues par la réglementation.

Le document reste consultable par les professionnels de santé autorisés à accéder au DMP.

L’invisibilité est réversible :

• dans le cadre d’une consultation d’annonce, le document doit être rendu visible au patient une fois l’annonce réalisée ;
• lorsqu’un document est masqué aux représentants légaux d’un mineur, il devient automatiquement visible pour l’usager lorsqu’il atteint sa majorité et accède à son profil Mon espace santé.

Une fois qu’un document a été rendu visible, il n’est plus possible de le remettre en mode invisible.

Le patient peut bloquer un ou plusieurs professionnels depuis son profil Mon espace santé. Il peut aussi manifester son opposition à la consultation de son DMP lorsque l’établissement ou le professionnel recueil son consentement.

Dans une optique de renforcement de la sécurité d’identification des patients l’assurance maladie a mis à jour le web DMP (effective depuis le 17 juin 2024). La recherche d’un dossier patient se fait grâce à la carte vitale du patient ou grâce au matricule INS qui se base sur le n° de sécurité sociale.

Prochainement, avec la Vague 2 du Ségur les logiciels métiers permettront un accès intégré du DMP.

Il est possible de filtrer par typologie du document, par auteur du document et par périodicité. Lorsque le DMP sera intégré à votre logiciel métier (Vague 2 Ségur) ; vous retrouverez les mêmes filtres sur les logiciels métiers. L’ergonomie des filtres dépendent de l’éditeur. Les patients ont également la possibilité de classer leurs documents dans MES.

Deux possibilités : soit l’usager a demandé la clôture de son profil Mon espace santé et dans ce cas il est primordial de respecter son choix.

S’il change d’avis ou si son profil Mon espace santé n’a pas pu être créé en 2022, l’usager doit se tourner vers l’assurance maladie. C’est à l’assuré ou aux ayants droit de réaliser la démarche en contactant le 3422.

Lors du décès d’un usager la fermeture de son profil Mon espace santé est automatique, aucune démarche n’est requise de la part des professionnels ou des ayants droit. Il faut compter 1 semaine à 15 jours entre la déclaration de décès et la fermeture du DMP/MES. L’accès à MES et DMP n’est plus possible dès lors qu’il est clos. En revanche les documents sont conservés par l’assurance maladie pendant 10 ans. L’accès aux données après le décès n’est possible qu’avec l’accord d’un juge.

Le cadre légal prévoit bien d’intégrer le DP (Dossier Pharmaceutique) vers le DMP. À date, les discussions sont toujours en cours entre le Conseil National de l’Ordre des Pharmaciens et l’Assurance Maladie quant à la livraison physique de ces données.

Il est préconisé d’alimenter uniquement les documents dont on est l’auteur afin d’éviter les doublons.

• L’alimentation du DMP nécessite d’informer le patient (ex : livret d’accueil, affichage, site web, etc.) et il peut s’opposer à l’alimentation d’un document sous réserve de motif légitime (à l’appréciation du professionnel)
• La consultation du DMP pour un professionnel membre de l’équipe de soins nécessite de recueillir le consentement une fois et vaut pour l’ensemble de l’équipe de soins de la structure pendant l’épisode de soins. Il peut s’opposer à la consultation de son DMP sans avoir à invoquer de motif légitime Cette information doit impérativement être tracée dans le logiciel métier. (les éditeurs de DPI ont l’obligation d’intégrer cette traçabilité dans la version du DPI Vague 2)

Exemple : le médecin ne prend pas en compte des pathologies qui étaient indiquées dans des CR sur le DMP.​

La responsabilité du professionnel ne saurait être engagée s’il n’a pas pu prendre connaissance des éléments disponibles dans Mon espace santé. ​

Les conditions générales d’utilisation de Mon espace santé clarifient ce point :  https://www.monespacesante.fr/cgu

Le patient peut s’opposer en cas de motif légitime (article R. 1111-47 du code de la santé publique), par exemple suite à un examen dit “sensible”. Le motif légitime reste à l’appréciation du professionnel de santé (exemple : une patiente qui refuse que le professionnel alimente son DMP avec un document mentionnant un IVG). L’usager peut revenir sur sa décision et demander la suppression d’un des documents auprès du professionnel qui en a fait l’alimentation. A noter : l’usager ne peut pas lui-même supprimer un document alimenté par un professionnel de santé.

Le patient peut s’opposer, sans avoir à invoquer de motif légitime. En cas d’opposition, il est recommandé de documenter cette dernière dans votre dossier patient informatisé, même s’il n’y a pas d’obligation réglementaire à date.

Le consentement à la consultation du DMP doit doit être recueilli pour chaque épisode de soins. La notion d’épisode de soins n’étant pas définie par la réglementation, il appartient à chaque établissement de la préciser. Cette définition peut être validée en Commission des Usagers (CDU). Un épisode de soins correspond à la prise en charge d’un même problème de santé sur une période déterminée. Ainsi, dans le cadre d’une prise en charge au long cours, plusieurs passages peuvent relever d’un même épisode de soins nécessitant un seul consentement à la consultation du DMP. Une nouvelle prise en charge pour un autre motif peut constituer un nouvel épisode de soins nécessitant un nouveau recueil du consentement.

Le cadre est fixé par la Loi : le représentant légal d’un mineur doit donner son consentement lors de la consultation du DMP. Le mineur est associé à cette démarche.

A ce titre, le représentant légal autorise les professionnels de santé à accéder au DMP d’un mineur, décide des documents devant être masqués et de la fermeture du DMP.

Toutes ces actions doivent être effectuées dans le respect des droits du mineur et nécessitent donc de l’associer à l’ensemble des décisions relatives à la gestion de son DMP.

Plus largement, il peut être précisé que le DMP est géré par le représentant légal d’un mineur avec les mêmes règles et les mêmes exceptions que celles fixées par le droit commun.

Le bris de glace (article 1111-17) est un mode de consultation du DMP par les professionnels de santé habilités encadré par la loi et par 3 conditions cumulatives :

• La personne est hors d’état d’exprimer sa volonté ;
• Et présente une situation comportant un risque immédiat pour la santé du patient ;
• Et la personne n’a pas auparavant manifesté une opposition expresse (soit à l’oral dans le cadre du même épisode de soins, soit par le biais du paramétrage dans MES)

 A ce jour, les secrétaires médicales n’ont pas accès à la consultation du DMP. Des travaux interministériels sont en cours pour leur permettre d’accéder à certains documents.

Non les organismes de mutuelles et d’assurances n’ont pas accès au DMP.

À terme, les professionnels de santé au travail pourront alimenter le DMP avec le volet santé au travail. L’accès aux informations du DMP sera soumis au double consentement du salarié : un consentement pour l’alimentation et un autre pour la consultation.

Les internes en médecine et médecins juniors peuvent obtenir une Carte de Personnel en Formation (CPF) après leur enregistrement à l’Ordre, ce qui leur attribue un numéro RPPS et leur permet d’accéder à des services numériques via la carte CPF ou l’application e-CPS. L’accès en consultation au DMP pour les médecins étrangers n’est à ce jour pas possible.

Les établissements sanitaires et médico-sociaux sont soumis à des règles bien précises en matière d’archivage des données. La responsabilité de la conservation de ces éléments incombe à l’établissement. Le DMP ne peut pas être considéré comme un outil d’archivage conforme aux exigences légales et ne garantit ni l’intégrité, ni la pérennité des documents. Le DMP peut être fermé à tout moment, et à partir de cette date, les données sont conservées uniquement 10 ans, ce qui est incompatible avec l’obligation de conservation de 20 ans.

Les données sont hébergées en France par deux sous-traitants :

• La société Worldline au travers de sa filiale Santeos, concernant les données de votre dossier médical partagé (DMP)
• La société Atos concernant toutes les autres données de Mon Espace Santé

Ces deux sociétés sont toutes deux certifiées Hébergeur de Données de Santé (HDS), conformément à l’article L. 1111-8 du code de la santé publique.

Plus d’informations ici : https://www.monespacesante.fr/protection-donnees-personnelles

Les données de santé sont conservées 10 ans comme le préconise la CNIL (Commission nationale de l’informatique et des libertés).

Plus d’informations ici : https://www.cnil.fr/fr/les-durees-de-conservation-des-donnees

Le programme de financement HospiConnect vise à monter en maturité les établissements sanitaires notamment concernant l’identification électronique des professionnels (MIE, cycle de vie des identités, droit et matrice d’habilitation, etc.). Il y a également deux cibles du programme qui concerne le DMP, l’une sur l’organisation du recueil et la traçabilité du consentement et l’autre sur la consultation effective des professionnels en établissement.

Pour atteindre ces cibles il vous faudra avoir un DPI en capacité de tracer le consentement et consulter de manière intégrée le DMP.

Plus d’informations sur le programme de financement HospiConnect